Une bonne gestion des archives représente un élément fondamental pour toute entreprise, qu’elle soit privée ou publique. Cependant, elle nécessite une organisation assez délicate et répond, selon l’entreprise, à un processus spécifique. Afin de vous aider à mieux organiser le plan de gestion des archives de votre entreprise, nous vous proposons quelques astuces simples à mettre en pratique.
Sommaire
Mettre en place une politique d’archivage
L’organisation d’un plan de gestion des archives débute par la mise en place d’une politique d’archivage, tant au niveau stratégique qu’au niveau opérationnel. Celle-ci doit se baser sur deux éléments fondamentaux : l’administration de l’entreprise et sa culture. Le gestionnaire est donc appelé à s’occuper non seulement de l’archivage des documents administratifs, mais aussi de sa valorisation culturelle.
Il revient donc à l’entreprise de définir un plan stratégique, lequel doit décrire l’ensemble du processus. Cette tâche doit prendre en compte les priorités de l’entreprise, ses objectifs ainsi que ses actions. Cela évitera les éventuelles divergences des mesures concrètes qui seraient prises dans le cadre de l’activité.
Pour éviter toutes déconvenues, les spécialistes recommandent un large consensus autour de la question. Il faut donc examiner les politiques possibles avec l’ensemble du personnel avant la mise en œuvre.
Définir les priorités du gestionnaire
Fixer les priorités du gestionnaire est très important pour éviter les éventuels différends entre le chargé de la gestion des archives et l’entreprise. En effet, le gestionnaire d’archives qui est laissé pour compte dans sa tâche l’exécutera à son gré. Toujours est-il qu’il est dans ses prérogatives. Du coup, l’informer ultérieurement que tout ce qu’il a fait jusque-là ne fait pas partie des priorités actuelles peut être source de malentendus. C’est pour cette raison qu’il est primordial de définir les priorités du gestionnaire. Cela lui permet de savoir sur quel point apporter son appui à l’entreprise.
Choisir le mode de gestion des archives
En tant que chef d’entreprise, vous avez deux possibilités d’organiser la gestion de vos archives. Soit vous optez pour une gestion classique (en version papier), soit vous choisissez la gestion numérique encore appelée la numérisation des archives. Si la première possibilité nécessite la mise en place de plusieurs meubles, la seconde n’en requiert pas.
En fait, la numérisation des archives consiste à numériser vos données déjà archivées en vue d’une conservation plus efficace. C’est une solution idéale qui peut vous aider à renforcer la productivité de votre entreprise. En plus, la numérisation des archives papier aide les entreprises à se conformer aux nouvelles lois fiscales.
Analyser la culture d’entreprise
La culture d’entreprise renvoie aux valeurs, aux normes et aux attitudes dominantes qui déterminent les actions ou les décisions d’une entreprise. Elle influence son fonctionnement et même la manière dont les employés communiquent ou travaillent. Elle repose également sur:
- Les comportements accumulés au fil des années;
- Les règles non écrites ;
- Les attitudes et le savoir-vivre.
Composant les règles sociales générales généralement acceptées et appliquées au quotidien, elle façonne la sensation de faire partie de cette société et la façon dont l’entreprise apparaît au monde extérieur.
Il est donc judicieux de prendre en compte tous ces éléments avant d’élaborer un plan de gestion d’archives complet. Cela vous permet d’attirer l’attention sur les avantages d’une gestion saine puisque vous connaissez déjà les points forts et les points faibles de l’entreprise.
